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重要度と緊急度

2013.05.20 (Mon)
こんにちは。こんばんは。樋口崇です。

週末訪問して下さった皆様ありがとうございます。
そして、ブログ更新できずに申し訳ありませんでした。

体調の方が優れず、休養をとっておりました。
おかげ様でだいぶ良くなりましたので、これからもどうぞよろしくお願い致します。


今日のトピックは前回の告知通り、優先順位の決め方とやる気の出し方です。






やる事が多すぎて何から手をつけていいか分からない!

何でもっと早くやっておかなかったんだろう!

時間がいくら有っても足りない!

皆さんこのような台詞を、一度は口にした事が有るでしょう。
無い方は、素晴らしいと思います。そういう方はしっかりタスクの管理、時間の管理、自分の管理が出来てらっしゃるんですね。

私は2,3年ほど前までは、良くこの台詞を口にしていました。作業の提出がぎりぎりだったり、時間の余裕はあるが量が多すぎてどれからやっていいのか分からなくなってフリーズしたり。。。
しかし、ある事を学んでからほぼそういう事がなくなりました。

それが優先順位の決め方、タスクマネジメントと言われるものです。
数多くあるタスクを「緊急度」と「重要度」の大きさによって振り分けると言うものです。

まずは考えうる全てのタスクを紙に書き出します。そしてそれぞれに1から順に番号を振ります。
別の紙を用意して、ペンで十字を書いてその紙を4分割にします。
右上をA、左上をB、右下をC、そして左下をDと名付けます。

この4つのエリアは、右に行けば行くほど重要度が高くなり、上に行けば行くほど緊急度が高くなるものとします。

A:緊急度も重要度も高い
B:緊急度は高いが、重要度は低い
C:重要度は高いが、緊急度は低い
D:緊急度も重要度も低い

と言った感じです。同じエリア内でも位置によってその緊急度と重要度は微妙に変わってきます。
書き出したタスクの番号を各エリアに当てはめていきます。

期日の近いものなどはより上寄りに、今後の仕事や生活に大きく影響するものはより右寄りに位置してくるはずです。
こうしてタスクを振り分ける事によって、今自分が抱えてるタスクが本当に必要な事がどうかが見えてきます。

どのエリアに属するタスクをまずこなさないといけないかはお分かりですよね?もちろんAです。
逆にDの作業は、時間が有れば、もしくは、ABCのエリア内にタスクが無くなったら手をつける程度のものです。作業内容に関係なく、あなたがそこにおいたものは何であれ、やらなくても良い作業なんです。

多くの人が困るのはBとCの優先順位の判断です。でもこれの答えはBが先です。なぜなら、Bはタイムベースの作業だからです。こういう作業は割と単純系の作業や日常的な作業が多いです。簡単な事ではあるが時間が限られてるので焦ってしまうことが多いです。

Cは複雑な作業が多くクオリティを要する、プロジェクトや企画と言った作業が多い為、付け焼刃で処理しても良い事はありませんし、その作業を先に始めてしまうと他の作業に全く手が回らなくなってしまいます。Cタスクにいっぱいいっぱいの時に上司から「伝票整理(Bタスク)どうなってる?」何て聞かれたら、忙しい時に今そんな事言わんといて!ってなりますよね?

ですので、集中して一気に終わらせられる作業Bをこなしてから、作業Cに取り掛かるこれが結局は最も良い結果を生み出す「傾向にある」と言われてます。

私はこれを実践するようになってから、かなり時間と気持ちに余裕を持って作業することが出来る様になりました。時間と気持ちの余裕から、作業のクオリティも向上しました。何よりも次に何をするべきかが分かる事が一番楽ですよね。

全てのタスクがAに入った!!!なんて人は、今まで何もしてなかったツケが回ってきてるか、相当無茶振りされてるかなので、今すぐ誰か(上司など)に相談してタスクの分担をするか、誰かに手伝ってもいらいましょう。


皆さん朝起きたら、一日の作業をABCDに振り分け、タスクの優先順位付けを行って日々を有意義に過ごしてみてはいかがでしょうか?

後編につづく


どうしても人間は自分のしたい事、簡単な事を優先してしまいがちですよね。でも大体そういう事はDタスクである事が多いんです。ぐっと我慢して、他のタスクを全部終わらせてからDタスクに取り掛かりましょう。でないと、次の日には殆どのタスクがAとBにある!?何て事になってしまいますよ><

次回は、やる気の出し方、です!お楽しみに!






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Author's プロフィール:普段は、アパートを経営しています。大家です。http://www.appartement-fleur.com/ うちのアパートは小学校の通学路沿いにあります。子育てにも、非常によいところです!周りに温泉が山ほどあって、おいしいものもいっぱいある群馬県の高崎市郊外!御引越には、魅力的な場所です!経営するアパートの紹介のほか、宅建試験の受験談、趣味の語学・ラジオについての意見などもいっぱい投稿しています!なかにはおもしろいのもあるかもしれません!

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たかしのコメント:日常の中で日々感じたこと、経験したことなどを書かれています。ラジオ、読書、文房具、ミュージシャン、DJなどとのかかわりの中で感じた内容が中心。




本日もお読み頂きまして、ありがとうございます。
また次回をお楽しみに。樋口崇でした。



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